Guia da retrospectiva de Sprint:
Formato das reuniões, jogos, modelos e mais

Compreendendo Sprints em um fluxo de trabalho Scrum

Para ter uma Retrospectiva de Sprint, você primeiro precisa ter Sprints. Mas o que são Sprints e como eles se encaixam em um fluxo de trabalho Scrum?

De acordo com a definição oficial de Scrum Sprint, Sprints são períodos que duram um mês ou menos. Ao final desse período, sua equipe deverá ter concluído um “Incremento” de trabalho. Em uma estrutura Scrum, um "Incremento" é qualquer tarefa que pode ser concluída, medida e que contribui para o objetivo final (por exemplo, lançar um produto).

Portanto, em um ambiente de equipe, um Sprint envolveria todos trabalhando para concluir algum incremento (por exemplo, adicionar um formulário de inscrição ao seu site). Assim que isso for concluído, a Sprint termina e é hora de começar a próxima Sprint.

Antes de iniciar a próxima Sprint, você precisa organizar uma Retrospectiva de Sprint.

Etapa 1: Preparação e planejamento

Como o nome sugere, seu foco principal aqui é planejar e se preparar para a reunião de retrospectiva de Sprint. Caso você não tenha um membro da equipe responsável por esta etapa, esta tarefa deve recair sobre o líder da equipe (muitas vezes chamado de Scrum Master).

Provavelmente você precisará apenas de alguns minutos para preparar uma sala antes da reunião de retrospectiva de Sprint, porém é importante saber que durante todo o Sprint você deve ir se preparando para sua retrospectiva. Isso inclui anotar observações em tempo real, sugerir pontos de discussão, elaborar perguntas para fazer à sua equipe e anotar eventos que foram importantes para o sucesso (ou não) deste Sprint.

Quando chegar a hora de começar a preparar a sala de reuniões, tenha em mente que você dever ter todas as ferramentas com você. Isso inclui notas, imagens, modelos, regras para jogos, quadro branco, post-its e qualquer outra coisa que será usado e que possa te auxiliar ao executar a sessão colaborativa.

Etapa 2: Definir o cenário

Nesta etapa, você deve trazer sua equipe e preparar o cenário para a reunião. Se esta é a primeira Retrospectiva de Sprint que você fará com seu time, você deve informá-los previamente o que é essa reunião, do que se trata e o que você planeja discutir nela.

Para os iniciantes, você deve deixar claro que espera-se que todos os participantes contribuam na reunião. Você pode até mesmo informá-los com antecedência, dessa forma eles podem preparar pontos de discussão para apresentar. Lembre-se que a tarefa de instruir a equipe deve recair sobre o líder da equipe ou o Scrum Master.

Para equipes mais experientes, você vai querer usar esse tempo para expandir o que foi realizado/concluído durante o Sprint e como será o próximo Sprint. Isso deixará todos alinhados com o projeto, ou seja estando todos alinhados ao projeto eles poderão facilmente refletir sobre este Sprint e transportar essas reflexões para o próximo.

Etapa 3: O bom

Com o trabalho de preparação e a configuração dos cenários concluídos, você está pronto para entrar na essência de sua Retrospectiva de Sprint.

A primeira parte disso gira em torno de discutir “O bom”. Ou seja discutir tudo o que deu certo durante a sua Sprint. Essa é a parte favorita da retrospectiva para a maioria das pessoas.

As vezes alguns participantes não veem esta seção como muito importante. Nesta seção eles devem fazer um breve comentário ou repetir o que eles compartilharam na última Retrospectiva de Sprint. Lembre-se que nem todos os participantes terão novos comentários incrivéis para compartilhar em toda a retrospectiva de sprint, por isso não há a necessidade de eles compartilhar repetidamento os mesmos comentários.

Para evitar isso, você pode mudar a direção da conversa, deixando de discutir “o quê” e se concentrando no “porquê”. Por que algo funcionou bem? Por que alguém teve uma experiência positiva? E por que isso beneficiou o Sprint?Fazer essas perguntas é essencial, porque se você entender o "porquê", você poderá repetir o "o quê" novamente outras vezes.

Etapa 4: O ruim

Discutir o ruim, essa é a etapa da Retrospectiva de Sprint menos favorita da maioria das pessoas.

É aqui que você e sua equipe discutirão tudo que não saiu como planejado. Embora isso nem sempre seja o mais divertido (especialmente se um Sprint perdeu seu prazo), essa ainda é uma parte inevitável do processo de retrospectiva.

Apesar das equipes não estarem ansiosas por esta parte da discussão, você provavelmente passará a maior parte do seu tempo de retrospectiva concentrando-se nos pontos fracos. Mas porque? Porque no Agile, como na vida, é muito mais fácil verbalizar o mal do que o bem. Os membros da equipe podem querer desabafar, podem sentir que decepcionaram os colegas ou podem até ficar frustrados com o projeto (ou uns com os outros).

Como líder, é sua função garantir que esta parte da retrospectiva seja tão construtiva quanto as outras partes. Mais a frente veremos mais exemplos de como deixar uma retrospectiva positiva e construtiva, mas em geral as regras de positividade são:

• Certifique-se de dizer algo positivo para cada algo negativo que surgir
• Forneça feedback sempre construtivo, não apenas reclamações (novamente, você consegue isso ao se concentrar no porquê)
• Limite o tempo gasto neste lado da conversa.

Etapa 5: Crie um plano de ação

Lembra que defendemos a discussão dos porquês por trás de seus sucessos e fracassos? Todo esse trabalho árduo se concretiza aqui, pois agora você pode encerrar a reunião com um plano de ação sólido. Nesta etapa, sua energia se dedica a idealizar maneiras de seguir em frente. O objetivo? Manter e construir com base nas coisas boas alcançadas, e ao mesmo tempo remover as coisas que não sairam como planejado.

Além disso, a estrutura da reunião também mudará de ritmo agora. Até este ponto, suas discussões foram feitas em forma de apresentações, onde pessoas compartilharam experiências. Mas agora a colaboração começa. As pessoas devem trocar ideias, post-its devem ser distribuídos. Você pode aderir votações, criar diagramas, atribuir tarefas e esboçar um cronograma.

Lembre-se de que este é um experimento contínuo e não uma definição de regras para o resto do projeto. No próximo Sprint, você e sua equipe estarão de volta em uma nova reunião, examinando o bom, o ruim e o futuro do seu projeto.

Esteja aberto a mudanças e lembre-se de que o desenvolvimento bem-sucedido é um processo de tentar e errar, tentar novamente e errar.

Etapa 6: Pensamentos finais (opcional)

Normalmente, as Retrospectivas de Sprint são um processo de cinco estágios. No entanto, esta sexta etapa opcional é uma ótima maneira de terminar a reunião por vários motivos. Aqui, você abrirá o espaço para uma discussão aberta (voltada para o projeto).

Em vez de falar sobre um tópico específico, cada membro da equipe tem a oportunidade de dizer qualquer coisa que tenham em mente, fazer perguntas, desabafar ou simplesmente ter uma conversa casual antes de voltar ao trabalho diário. Esta é uma oportunidade importante para você aproximar sua equipe, encerrar a discussão e ajudar todos a renovar as energias antes de iniciar o próxima Sprint.

Isso funciona bem no final de uma retrospectiva porque, agora todos estão livres de qualquer nervosismo ou apreensão que sentiram ao ir para a reunião. Não há mais expectativas ou objetivos e isso capacita sua equipe a falar mais abertamente. Pense nisso como cinco minutos extras para obter as últimas ideias ou simplesmente para aumentar o moral de sua equipe.

Exemplo 1: O bom, O mal e O feio

O modelo O bom, O mal e O feio é uma das maneiras mais simples de reestruturar sua retrospectiva.

Embora o formato tradicional seja mais voltado para metas, este modelo se concentra no bem-estar de sua equipe. Como todos estão se sentindo? Quem precisa de motivação e encorajamento? Quem precisa de um pouco mais de reconhecimento?

No quadro branco, crie três colunas: a primeira é "O bom", a segunda é "O mal" e a terceira (sem surpresa) é "O feio". Depois de fazer isso, traga sua equipe e entregue a todos um bloco de post-it.

(Se estiver usando este modelo em uma videoconferência, você pode ler este artigo do Zapier para encontrar um quadro branco online para sua equipe).

Depois que todos estiverem situados, peça à sua equipe que anotem quaisquer observações que tenham feito (boas, ruins e outras) em seus post-its. Uma observação por nota.

Depois disso, passe por cada membro da equipe e peça a eles que leiam e expliquem brevemente as observações que eles fizeram. Após isso eles devem então, colocar os post-its sob a coluna que melhor descreve como essa observação os faz sentir. Se os membros da equipe escreverem as mesmas observações, tente agrupá-las no quadro.

A partir daí, abra a discussão para ver por que alguns membros se sentiram da mesma forma, por que outros não e como essas informações podem ser usadas no futuro.

Exemplo 2: Os quatros L

O próximo é um modelo que é um pouco mais para o lado esquerdo do cérebro: Os Quatros L.

Nesta versão da Retrospectiva de Sprint, você dividirá seu quadro branco (possivelmente digital) em quatro quadrados. O quadrado superior esquerdo será intitulado "Liked" (Gostei), o quadrado do canto superior direito "Learned" (Aprendi), o quadrado do canto inferior esquerdo "Lacked" (Faltou) e o último "Longed For" (Esperava por).

Convide sua equipe e dê a cada pessoa um bloco de post-it. Certifique-se de que cada participante compreenda os diferentes quadrados. Em seguida, peça a eles para escreverem quatro coisas ou mais (pelo menos uma por quadrado) que gostaram, que aprenderam, que faltou e que esperavam por no Sprint que acabaram de concluir.

Isso deve levar cinco minutos ou menos. Em seguida, peça a cada membro da equipe que coloque seus post-its dentro do quadrado apropriado.

Feito isso, divida sua equipe em quatro grupos, um para cada um dos Quatros L. Cada grupo será então encarregado de analisar seu quadrado e agrupar post-its que compartilham um tema comum. Por exemplo, se alguém aprendeu que X é um uso eficiente do tempo e outra pessoa aprendeu que Y melhorou sua eficiência, estes post-its seriam agrupados.

Depois disso, os grupos se reunirão para discutir suas descobertas.

O objetivo é criar ações que enfatizem os bons L “Liked and Learned” (Gostei e Aprendi) e reduzam os ruins “Lacked and Longed For” (Faltou e Esperava por).

Exemplo 3: Melhorar, Parar, Continuar

Não importa quantas técnicas diferentes você use, provavelmente suas Retrospectivas de Sprint se tornem um pouco repetitivas. Porque? Porque, a menos que os membros de sua equipe sejam trocados, é provável que você continue encontrando os mesmos sucessos e obstáculos todas as vezes.

Para agitar as coisas, você pode tentar o modelo Melhorar, Parar, Continuar. Neste modelo, você fará três colunas no quadro branco, intituladas Melhorar, Parar e Continuar.

Traga sua equipe e, como grupo, discuta as coisas que sua equipe deve melhorar, parar e continuar fazendo. Se você estiver tendo problemas para iniciar a conversa, volte aos pontos de discussão que você mencionaria em uma retrospectiva padrão.

O objetivo deste modelo é mudar os hábitos da sua equipe e motivar a todos através da mudança.

Constelações

O primeiro jogo que vamos lhe mostrar é chamado de Constelações. Embora a maioria desses exercícios e etapas possam ser executadas em um ambiente de trabalho online, este jogo é mais recomendado para jogar pessoalmente no trabalho.

Para jogar este jogo, tudo que você precisa é de uma sala com espaço suficiente para você e sua equipe formarem um círculo. Se a sua ala de reuniões tiver uma grande mesa de conferência e isso lhe empeça de fazer o círculo, você pode realizar esse jogo em outro espaço do seu escritório (ou fora dele se possível).

Quando estiver em uma área com espaço suficiente, pegue qualquer objeto (um livro, uma banana ou etc.) e coloque-o no centro do grupo. Este é o seu sol. Faça sua equipe formar um círculo ao redor do objeto.

Com todos em posição, agora você deve compartilhar resultados e fatos ocorridos (sugerimos que compartilhe mais ou menos 10 fatos) descrevendo o Sprint que acabou de ser concluído. Segue alguns exemplos de fatos e resultados que você pode compartilhar:

• Sinto que fizemos o nosso melhor
• Gostei da adição de X
• Devíamos ter passado mais tempo em Y

Os participantes devem dar um passo à frente, em direção ao seu "sol", para cada afirmação com a qual concordam e dar um passo para trás para qualquer coisa que não concordem. Quanto mais circular for o seu grupo, mais coesas serão as opiniões da sua equipe. Se todos estiverem bastante separados você provalvelmente precisará gastar mais tempo discutindo certas observações.

Este jogo é melhor ser jogado perto do início de sua retrospectiva, e um pouco antes de você chegar na parte boa do seu Sprint.

Indizível

Indizível é um jogo de Retrospectiva de Sprint bastante direto, e também muito poderoso. A ideia é dar a todos a chance de compartilhar o que eles têm em mente, não importa o que seja! Para realizar esse jogo você precisará apenas de uma folha de papel.

À medida que cada pessoa vai entrando na reunião, distribua cartões de anotações ou um pedaço de papel igualmente cortado. Cada pedaço de papel deve ser idêntico um ao outro.

Perto do final da reunião, depois de terminar de criar um plano de ação, peça a todos que escrevam anonimamente um "tabu" que sentem sobre a equipe. Isso seria qualquer coisa que eles gostariam de ter compartilhado durante a seção "O ruim" da reunião, mas sentiram que não deveriam. Lembrando para que tudo ocorra bem neste jogo você deve definir uma regra importante: É proibido compartilhar algo rude a respeito de um membro da equipe.

Feito isso, peça a cada pessoa que lhe devolva os cartões em papel, sem que você os leia. Misture-os e depois distribua-os de volta. Todos dever escrever um comentário ou resposta em cada cartão de papel que receberam, em seguida, passam para a pessoa à sua direita. Isso continua até que todos os cartões de papel passem por todos para serem lidos e comentados.

Feito isso, recolha os cartões, rasgue um por um e jogue os fora. Esta é uma ótima maneira de ouvir as opiniões mais duras do grupo sem permitir que a discussão se torne muito intensa. Mas use isso com moderação.